Cash Forecast Using Scheduled Items
Sử Dụng “Các khoản mục đã được lên lịch trước” Dự Báo Dòng Tiền.
Trong dự báo dòng tiền, các phương pháp dự báo càng phức tạp hoặc dựa trên dữ liệu dài hạn (như modified budget - ngân sách đã sửa đổi) càng có thể kém chính xác hơn khi thời gian tăng lên.
1) Phương pháp Dựa trên thu chi (receipts and disbursements):
Phương pháp này dự báo dòng tiền dựa trên các khoản thu (doanh thu, tiền khách hàng trả) và chi (chi phí vận hành, lương nhân viên) thực tế trong ngắn hạn. Nó thường sử dụng dữ liệu cụ thể, cập nhật thường xuyên (ví dụ: hàng tuần hoặc hàng tháng).
Độ chính xác: Cao nhất ở giai đoạn đầu (ví dụ: tháng 2)
Ứng dụng: Nếu cần dự báo chính xác trong ngắn hạn (tháng 2)
2) Phương pháp Dựa trên dự báo ngắn hạn (short-term projections):
Phương pháp này sử dụng xu hướng ngắn hạn (thường 1-3 tháng) để dự đoán dòng tiền, dựa trên dữ liệu lịch sử gần nhất và một số giả định đơn giản (ví dụ: doanh thu tăng 5% mỗi tháng).
Độ chính xác: Ban đầu khá chính xác, nhưng giảm dần khi thời gian kéo dài. Sai lệch có thể là biến động tích cực (dự báo thấp hơn thực tế) hoặc tiêu cực (dự báo cao hơn thực tế), tùy thuộc vào sự thay đổi của thị trường.
Ứng dụng: Nếu cần dự báo trung hạn (tháng 6), dự báo ngắn hạn có thể chấp nhận được, nhưng cần theo dõi sát sao.
3) Phương pháp Dựa trên ngân sách đã sửa đổi (modified budget):
Phương pháp này dựa trên ngân sách dài hạn (thường cả năm) đã được điều chỉnh từ ngân sách ban đầu, kết hợp nhiều yếu tố phức tạp như dự báo doanh thu theo mùa, chi phí đầu tư lớn, và các giả định kinh tế vĩ mô.
Độ chính xác: Sai lệch lớn nhất, đặc biệt ở các tháng xa (tháng 6, tháng 8), do phụ thuộc vào nhiều giả định không còn phù hợp khi thời gian trôi qua. Biến động có thể là dương (thực tế vượt dự báo) hoặc âm (thực tế thấp hơn dự báo).
Ứng dụng: Nếu dùng ngân sách sửa đổi cho dài hạn (tháng 8), cần chuẩn bị cho sai lệch lớn và thường xuyên cập nhật dữ liệu.
Bài viết này sẽ phân tích ưu - nhược điểm & ứng dụng của phương pháp dự báo dòng tiền Dựa trên thu chi (receipts and disbursements) và sử dụng “Các khoản mục đã được lên lịch trước” (Scheduled Items) để dự báo.
Scheduled Items là những dòng tiền vào (inflows) và dòng tiền ra (outflows) đã được xác định trước về thời điểm và số tiền, dựa trên các cam kết, hợp đồng, hoặc kế hoạch cụ thể. Những khoản mục này rất quan trọng để lập dự báo dòng tiền chính xác, vì chúng phản ánh các giao dịch chắc chắn sẽ xảy ra trong tương lai. Các khoản Scheduled Items điển hình:
1. Dòng tiền vào (Cash Inflows) đã được lên lịch trước
Doanh thu từ bán hàng hoặc dịch vụ: Các khoản thanh toán từ khách hàng theo hợp đồng đã ký, ví dụ:
Tiền thuê tài sản (thuê nhà, thuê thiết bị) trả định kỳ.
Thanh toán từ khách hàng theo hóa đơn đã phát hành với kỳ hạn cố định.
Thanh toán khoản phải thu: Các khoản tiền khách hàng cam kết trả theo lịch (ví dụ: trả góp, thanh toán nợ).
Tiền từ hợp đồng dài hạn: Ví dụ như doanh thu từ dự án được chia theo giai đoạn đã thỏa thuận.
Tiền vay hoặc vốn đầu tư: Các khoản tiền từ ngân hàng hoặc nhà đầu tư đã được cam kết giải ngân theo lịch.
2. Dòng tiền ra (Cash Outflows) đã được lên lịch trước
Thanh toán nhà cung cấp: Các khoản phải trả cho nhà cung cấp theo hóa đơn hoặc hợp đồng có kỳ hạn cụ thể.
Chi phí vận hành định kỳ: Bao gồm:
Tiền lương nhân viên (thường trả hàng tháng).
Tiền thuê văn phòng, nhà xưởng, hoặc thiết bị.
Hóa đơn tiện ích (điện, nước, internet) dự kiến theo lịch sử sử dụng.
Thanh toán nợ:
Trả gốc và lãi vay ngân hàng theo lịch trả nợ.
Thanh toán trái phiếu hoặc các nghĩa vụ tài chính khác.
Chi phí thuế: Các khoản thuế phải nộp như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, được lên lịch theo quy định pháp luật.
Chi phí vốn (Capital Expenditures): Thanh toán cho các tài sản cố định (máy móc, thiết bị) đã được đặt mua và có lịch thanh toán cụ thể.
3. Lưu ý:
Các khoản này khác với các khoản “dự kiến” (forecasted items) vì chúng đã được xác nhận hoặc cam kết, không chỉ là ước lượng.
Để dự báo chính xác, cần dựa vào các tài liệu như hợp đồng, lịch thanh toán nợ, hóa đơn, và bảng lương.
A. Ưu điểm khi sử dụng Scheduled Items dự báo dòng tiền
1. Độ chính xác cao (High Accuracy)
Các khoản mục đã được lên lịch (như khoản phải thu từ khách hàng, thanh toán lương, hoặc trả nợ theo hợp đồng) thường dựa trên các cam kết hoặc lịch trình cố định. Vì vậy, thời gian và số tiền của chúng ít bị biến động, giúp dự báo sát với thực tế hơn.
Ví dụ: Nếu công ty biết khách hàng A sẽ thanh toán hóa đơn $50,000 vào ngày 15/3 theo hợp đồng, bạn có thể tự tin đưa con số này vào dự báo mà không cần phỏng đoán nhiều.
Lợi ích: Giảm thiểu sai lệch trong dự báo, giúp người làm tài chính lập kế hoạch sử dụng tiền hiệu quả hơn (ví dụ: thanh toán nhà cung cấp hoặc đầu tư ngắn hạn).
2. Dễ thu thập và quản lý dữ liệu (Ease of Data Collection and Management)
Thông tin về các khoản mục đã được lên lịch thường có sẵn trong hệ thống kế toán hoặc hợp đồng của công ty (ví dụ: lịch trả lương từ bộ phận nhân sự, danh sách khoản phải thu từ phần mềm ERP). Điều này giúp việc lập dự báo nhanh chóng và không đòi hỏi quá nhiều công sức phân tích.
Ví dụ: Bạn chỉ cần lấy báo cáo “Accounts Receivable Aging” để biết khách hàng nào sẽ trả tiền trong 30 ngày tới, hoặc lịch trả nợ vay từ ngân hàng.
Lợi ích: Tiết kiệm thời gian, đặc biệt hữu ích khi cần lập dự báo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng).
3. Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm chứng (Enhanced Transparency and Verifiability)
Vì các khoản mục này dựa trên dữ liệu cụ thể (hợp đồng, lịch thanh toán), chúng dễ dàng được kiểm tra và giải thích với các bên liên quan (sếp, cổ đông, ngân hàng). Điều này khác với các khoản ước lượng (dựa trên phỏng đoán), vốn có thể gây tranh cãi về độ tin cậy.
Ví dụ: Nếu sếp hỏi “Tại sao dự báo tuần tới có dòng tiền vào $100,000?”, bạn có thể chỉ ra hóa đơn cụ thể từ khách hàng X sẽ đáo hạn ngày đó.
Lợi ích: Tăng độ tin cậy của dự báo, giúp thuyết phục các bên liên quan khi cần huy động vốn hoặc giải trình.
4. Hỗ trợ quản lý thanh khoản hiệu quả (Improved Liquidity Management)
Khi biết chính xác thời điểm và số tiền của các khoản thu/chi, bạn có thể lập kế hoạch để tránh thiếu hụt tiền mặt hoặc dư thừa không cần thiết.
Ví dụ: Nếu dự báo cho thấy công ty sẽ nhận $200,000 từ khách hàng vào ngày 10/3 và phải trả lương $150,000 vào ngày 15/3, bạn có thể yên tâm rằng thanh khoản được đảm bảo trong khoảng thời gian đó.
Lợi ích: Giúp công ty tối ưu hóa việc sử dụng tiền mặt, tránh vay ngắn hạn không cần thiết hoặc bỏ lỡ cơ hội đầu tư.
5. Giảm rủi ro từ sự không chắc chắn (Reduced Risk from Uncertainty)
Các khoản mục đã lên lịch ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bất ngờ (như biến động thị trường, hành vi khách hàng thay đổi) so với các khoản ước lượng. Điều này làm cho dự báo ít rủi ro hơn.
Ví dụ: Thanh toán lương hoặc tiền thuê văn phòng là cố định, trong khi doanh thu từ bán hàng mới có thể không đoán trước được.
Lợi ích: Tạo nền tảng vững chắc cho dự báo, đặc biệt trong các giai đoạn kinh tế bất ổn.
6. Cơ sở để điều chỉnh các yếu tố khác (Foundation for Adjusting Other Factors)
Khi đã có các khoản mục chắc chắn, bạn có thể dùng chúng làm “điểm neo” để ước lượng các khoản khác (như chi phí nhỏ hoặc doanh thu chưa xác định) một cách hợp lý hơn.
Ví dụ: Nếu bạn biết chắc chi phí cố định (lương, thuê mặt bằng) là $80,000/tháng, bạn có thể dự đoán doanh thu tối thiểu cần đạt để tránh lỗ dựa trên dữ liệu này.
Lợi ích: Giúp toàn bộ dự báo dòng tiền có tính logic và gắn kết hơn.
B. Hạn chế & Cách giải quyết khi sử dụng Scheduled Items dự báo dòng tiền
1. Hạn chế: Không bao quát toàn bộ bức tranh dòng tiền (Limited Scope)
a) Vấn đề: Các khoản mục đã lên lịch chỉ phản ánh các khoản thu/chi cố định, bỏ qua các khoản không dự đoán được (doanh thu mới, chi phí phát sinh).
b) Ví dụ: Dự báo chỉ ghi nhận khoản phải thu $50,000, nhưng không tính đến doanh thu tiềm năng $30,000 từ khách hàng mới.
c) Cách giải quyết:
Kết hợp với dự báo ước lượng: Sử dụng phương pháp phân bổ (distribution method) hoặc dự báo kịch bản (scenario analysis) để bổ sung các khoản không cố định. Ví dụ: Dựa trên lịch sử, ước lượng doanh thu tiềm năng hàng tháng.
Ứng dụng: Nếu lịch sử cho thấy trung bình mỗi tháng có thêm $20,000 doanh thu bất ngờ, hãy đưa con số này vào như một khoản “dự phòng” trong dự báo.
2. Hạn chế: Khó áp dụng với công ty có nhiều giao dịch nhỏ (Challenges with High Volume of Small Transactions)
a) Vấn đề: Với một công ty quy mô vừa hoặc lớn, có thể có hàng nghìn khoản thu/chi theo lịch (ví dụ: từng hóa đơn nhỏ từ khách hàng, từng khoản chi phí lặt vặt). Việc liệt kê chi tiết từng khoản là không khả thi về mặt thời gian và công sức.
b) Ví dụ: Một siêu thị có hàng nghìn giao dịch nhỏ mỗi ngày không thể ghi nhận từng khoản vào dự báo.
c) Cách giải quyết:
Tổng hợp bằng phương pháp phân bổ: Dựa trên dữ liệu lịch sử để ước lượng tổng dòng tiền từ các khoản nhỏ. Ví dụ: Nếu trung bình mỗi tháng thu $100,000 từ hóa đơn nhỏ, đưa con số này vào thay vì liệt kê chi tiết.
Ứng dụng: Sử dụng chỉ số như “Days Sales Outstanding (DSO)” để dự đoán thời gian thu tiền trung bình từ các giao dịch nhỏ.
3. Hạn chế: Phụ thuộc vào độ tin cậy của dữ liệu đầu vào (Dependence on Reliable Input Data)
a) Vấn đề: Sai sót hoặc chậm cập nhật dữ liệu (từ kế toán, nhân sự) khiến dự báo không chính xác.
b) Ví dụ: Khách hàng hoãn thanh toán $100,000 nhưng không được báo cáo kịp thời, dẫn đến overestimate dòng tiền.
c) Cách giải quyết:
Cải thiện quy trình thu thập dữ liệu: Thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ giữa các bộ phận (kế toán, bán hàng) và sử dụng phần mềm quản lý tài chính (ERP) để cập nhật thông tin (real-time).
Ứng dụng: Yêu cầu đội ngũ kế toán gửi báo cáo “Accounts Receivable Aging” hàng tuần để đảm bảo dữ liệu luôn mới.
4. Hạn chế: Không linh hoạt với các thay đổi bất ngờ (Lack of Flexibility for Unexpected Changes)
a) Vấn đề: Các khoản đã lên lịch không điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ (khách hàng phá sản, chi phí đột xuất).
b) Ví dụ: Lịch trả lương $150,000 bị dời sớm do nghỉ lễ, làm thay đổi dòng tiền dự kiến.
c) Cách giải quyết:
Xây dựng kịch bản dự phòng (Buffer Scenarios): Thêm một khoản dự phòng (buffer) vào dự báo để ứng phó biến động. Ví dụ: Giữ 10-20% dòng tiền dự kiến làm quỹ dự phòng.
Ứng dụng: Nếu dự báo dòng tiền vào là $200,000, giả định chỉ 80% ($160,000) đến đúng hạn và lập kế hoạch dựa trên con số này.
5. Hạn chế: Bỏ qua yếu tố thời vụ hoặc xu hướng dài hạn (Ignores Seasonality or Long-Term Trends)
a) Vấn đề: Chỉ tập trung vào các khoản ngắn hạn, không phản ánh biến động lớn theo mùa hoặc xu hướng kinh doanh.
b) Ví dụ: Công ty bán đồ Giáng sinh không thể dựa vào khoản phải thu $20,000 tháng 3 để dự báo doanh thu tháng 12.
c) Cách giải quyết:
Phân tích xu hướng lịch sử: Kết hợp dữ liệu dòng tiền từ các năm trước để điều chỉnh theo thời vụ. Ví dụ: Nếu tháng 12 thường tăng 50% dòng tiền so với tháng 3, đưa yếu tố này vào dự báo dài hạn.
Ứng dụng: Xem báo cáo dòng tiền 12 tháng trước để xác định tháng cao điểm và thấp điểm, rồi điều chỉnh dự báo hàng tháng.
6. Hạn chế: Tốn công sức duy trì dữ liệu chi tiết (Resource-Intensive to Maintain Detailed Data)
a) Vấn đề: Theo dõi và cập nhật từng khoản mục đòi hỏi nhiều thời gian, nhân lực và công nghệ.
b) Ví dụ: Công ty nhỏ không có phần mềm ERP phải nhập tay từng khoản phải thu, dễ sai sót và chậm trễ.
c) Cách giải quyết:
Tự động hóa quy trình: Sử dụng phần mềm tài chính (như QuickBooks, SAP) để tự động theo dõi và cập nhật các khoản mục.
Ứng dụng: Đầu tư vào công cụ giá rẻ như Google Sheets với macro đơn giản để tổng hợp dữ liệu nếu chưa đủ ngân sách cho phần mềm lớn.